Voor opdrachtgevers en inleners

Waadi-check alleen is niet voldoende: checklist voor inleners

Admitta · Bronnen gecontroleerd op 2 november 2026

Een positieve Waadi-check is een belangrijke eerste stap. De check gaat over de registratie van de uitlener in het Handelsregister. Hij bewijst niet dat iedere ingehuurde werknemer in Nederland mag werken of dat alle fiscale verplichtingen zijn nagekomen.

Wat is een Waadi-check?

Met de Waadi-check ga je bij KVK na of de onderneming waarvan je personeel inleent, geregistreerd staat als uitlener. KVK beschrijft dat de inlener moet kunnen aantonen dat hij deze registratie heeft gecontroleerd. Bewaar daarom de uitslag met de gecontroleerde onderneming en de datum in je dossier. KVK: voorwaarden voor personeel uitlenen.

Het gaat om de feitelijke inzet. Werkt personeel tegen vergoeding onder de leiding en het toezicht van een andere partij? Dan kan sprake zijn van terbeschikkingstelling. De naam van het contract, bijvoorbeeld detachering of dienstverlening, beslist dat niet op zichzelf. Laat twijfel over je constructie beoordelen. Uitleg over terbeschikkingstelling.

Waarom is een Waadi-check alleen niet voldoende?

De Nederlandse Arbeidsinspectie beschrijft meerdere verantwoordelijkheden bij inhuur. Ook de opdrachtgever kan werkgever zijn in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen. Je houdt dus een eigen verantwoordelijkheid voor naleving, naast het uitzendbureau of een andere intermediair. Arbeidsinspectie: inhuur van buitenlands personeel.

1. Identiteit en recht om te werken

Controleer wie er daadwerkelijk komt werken en op welke basis die persoon in Nederland mag werken. Als een werkvergunning nodig is, moet die aantoonbaar aanwezig zijn voor de betreffende inzet. Een registratie van de leverancier geeft daar geen antwoord op. Verantwoordelijkheden bij inhuur.

2. Melding bij grensoverschrijdende dienstverlening

Bij meldingsplichtige tijdelijke dienstverlening vanuit de EER of Zwitserland heeft de Nederlandse opdrachtgever een controleplicht: kijk of de melding in het meldloket Posted Workers juist is. Dit is een andere controle dan de Waadi-registratie. Arbeidsinspectie: buitenlandse dienstverleners.

3. Fiscale risico's bij inlenen

Als een uitlener verschuldigde loonheffingen of btw niet betaalt, kan de inlener daarvoor aansprakelijk worden gesteld. Een verklaring betalingsgedrag, een goede administratie en een passende storting op de g-rekening kunnen onder voorwaarden helpen het risico te beperken. Een Waadi-check is daarvoor geen vrijwaring. Belastingdienst: inlenersaansprakelijkheid.

Lees ook onze checklist inlenersaansprakelijkheid voor opdrachtgevers.

4. Loon en veilige arbeidsomstandigheden

Bij ingehuurd buitenlands personeel noemt de Arbeidsinspectie ook het minimumloon en goede arbeidsomstandigheden als verantwoordelijkheden van de feitelijke werkgever. Neem die onderwerpen mee in je voorbereiding op de inzet. Overige verplichtingen bij inhuur.

Waadi-check bij een buitenlands uitzendbureau

Een buitenlandse vestiging is geen reden om de registratie over te slaan. KVK beschrijft dat een buitenlandse organisatie die arbeidskrachten uitleent in Nederland, zich met die activiteit in het Handelsregister moet inschrijven. Controleer de juiste juridische entiteit, ook als je vooral een buitenlandse handelsnaam kent. KVK: buitenlandse organisaties.

Is de leverancier niet te vinden of spreken bedrijfsgegevens elkaar tegen? Vraag om uitleg en bijpassende registratiegegevens. Beschouw een ontbrekende of onduidelijke uitslag niet als een bevestiging dat alles in orde is. Los de vraag op voordat je de registratiecontrole als afgerond vastlegt.

Praktische checklist voor je leveranciersdossier

Onderstaande dossierindeling is een praktische aanbeveling van Admitta. Welke wettelijke controles nodig zijn, hangt af van de inzet.

1. Leg de keten vast. Wie is contractpartij, uitlener, formele werkgever en eventuele doorlener?
2. Bewaar de Waadi-check. Noteer de onderneming, het KVK-nummer, de controledatum en de ontvangen uitslag.
3. Koppel controles aan de juiste inzet. Leg vast op welke werknemers, werkzaamheden en periode het bewijs betrekking heeft.
4. Houd de controles afzonderlijk bij. Maak duidelijk wat is gecontroleerd en welke vragen over werkrechten, meldingen, fiscale stukken of arbeidsvoorwaarden nog openstaan.
5. Spreek opvolging af. Bepaal wie ontbrekende informatie aanlevert en wie wijzigingen in leverancier, personeel of inzet beoordeelt.

Veelgestelde vragen over de Waadi-check

Algemene informatie op basis van de gelinkte officiële bronnen, geen individuele juridische of fiscale beoordeling. Controleer de toepasselijke regels voor jouw situatie met je adviseur.